Métodos e técnicas de arquivo e protocolo recebimento

alfabética por serem considerados parte do sobrenome. 31/10/2018 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-2865591-dt-content-rid-65624347_1/institution/Senac%20RS/TRH/UC01/conteudo/09_metd_te… 10/28 Os títulos como mestre, doutor, ministro não são considerados para fins de alfabetação, mas são colocados entre parênteses ao final de cada nome. Exemplos: Doutor Fernando Alves, Mestre Gustavo Oliveira. Nesse caso a ordem será: Alves, Fernando (Doutor) Oliveira, Gustavo (Mestre) Numérico Para cada documento é atribuído um número ou código no qual serão organizados. Nesse método as pastas podem ser dispostas por números em ordem cronológica, como 0001, 0002, por exemplo, ou pelo número de matrícula do empregado. O método numérico costuma ser usado para arquivar informações confidenciais. 31/10/2018 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-2865591-dt-content-rid-65624347_1/institution/Senac%20RS/TRH/UC01/conteudo/09_metd_te… 11/28 Geográfico Aqui o local é o principal elemento a ser considerado em um documento. A ordem das pastas se dá pelo nome do estado, cidade ou bairro. Este método é o mais indicado para organizações que possuem várias filiais. Ideográfico Nesse método, separa-se os documentos por assunto, permitindo a localização do documento desejado. Exemplo de organização de pastas por setores: finanças, estoque, pessoal e etc. Classificação de documentos O que é documento? Documentos são declarações escritas que têm a finalidade de comprovar algum fato. O primeiro passo para organizar um arquivo é identificar os documentos tendo seus elementos como referência. 31/10/2018 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-2865591-dt-content-rid-65624347_1/institution/Senac%20RS/TRH/UC01/conteudo/09_metd_te… 12/28 Por que é importante classificar os documentos? Para dar maior visibilidade às atividades da organização. Para tanto, são criadas categorias relacionadas às funções e aos setores da empresa; este processo é chamado de plano de classificação. Para melhor visualizar esse processo, vamos pensar no plano de classificação de um setor de departamento pessoal. As pastas desse setor poderiam ser subdivididas nas seguintes categorias: jurídico, administrativo, colaboradores, encargos e folha de pagamento. 31/10/2018 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-2865591-dt-content-rid-65624347_1/institution/Senac%20RS/TRH/UC01/conteudo/09_metd_te… 13/28 Tipos de documentos quanto à natureza dos assuntos No que se refere à natureza dos assuntos, os documentos podem ser divididos em ostensivos e sigilosos. Documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação não é prejudicial à organização. Documentos sigilosos são aqueles de conhecimento restrito e subdividem-se em quatro categorias: 31/10/2018 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-2865591-dt-content-rid-65624347_1/institution/Senac%20RS/TRH/UC01/conteudo/09_metd_te… 14/28 Ultrassecreto É quando o assunto do documento exige um excepcional grau de segurança, sendo de conhecimento exclusivo das pessoas intimamente ligadas ao seu manuseio. Exemplo: planejamento financeiro e orçamentário de uma empresa. Secreto É quando o assunto do documento requer um alto grau de segurança, sendo de conhecimento de pessoas autorizadas para tal. Exemplo: relatórios sobre negociações para expansão de uma empresa. 31/10/2018 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-2865591-dt-content-rid-65624347_1/institution/Senac%20RS/TRH/UC01/conteudo/09_metd_te… 15/28 Confidencial É quando o assunto do documento não exige um alto grau de segurança, porém, ainda assim deve ser de conhecimento de pessoas autorizadas. Exemplo: Relatórios de avaliação de desempenho dos colaboradores. Reservado É quando o assunto do documento não exige um alto grau de segurança, porém, ainda assim não deve ser do conhecimento de pessoas externas à organização. Exemplo: Mapa de ações sobre o planejamento estratégico da organização. Recebimento O profissional de RH recebe um grande número de documentos no cotidiano de trabalho. Para sua segurança, toda a documentação recebida deve ser protocolada. O que é protocolo? 31/10/2018 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-2865591-dt-content-rid-65624347_1/institution/Senac%20RS/TRH/UC01/conteudo/09_metd_te… 16/28 É um documento emitido para comprovar a entrega e/ou o recebimento de determinado documento. A seguir, veja um exemplo de preenchimento de protocolo de correspondência. Formas de recebimento de documentações Clique ou toque para visualizar o conteúdo. (javascript:;) (javascript:;) (javascript:;) 31/10/2018 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-2865591-dt-content-rid-65624347_1/institution/Senac%20RS/TRH/UC01/conteudo/09_metd_te… 17/28 Correspondência Consiste no meio de comunicação escrita entre pessoas. Esta comunicação pode se dar por carta comercial, circular, declaração, memorando e ofício. As informações necessárias à identificação da origem e destino de cartas são: (objetos/envelope.png) Toque para ampliar a imagem 31/10/2018 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-2865591-dt-content-rid-65624347_1/institution/Senac%20RS/TRH/UC01/conteudo/09_metd_te… 18/28 Correio eletrônico Mais conhecido como e-mail, é um serviço disponível na Internet que permite enviar e receber mensagens e anexar documentos virtuais. Cuidados importantes ao redigir um e- mail: E-mails também são documentos, portanto, deve-se atentar ao uso de uma linguagem culta, apropriada e concisa. O assunto do e-mail deve transmitir de forma objetiva o que a mensagem procura informar. A fim de evitar erros de digitação, sempre revise sua mensagem antes de enviá-la. Malote É um serviço de coleta, transporte e entrega de documentos que ocorre com certa regularidade. Algumas empresas fazem uso de meios próprios para sua realização e outras utilizam os serviços de malote dos correios. 31/10/2018 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-2865591-dt-content-rid-65624347_1/institution/Senac%20RS/TRH/UC01/conteudo/09_metd_te… 19/28 Distribuição A distribuição de documentos é uma atividade comum em várias organizações. Mesmo que suas rotinas possam ser diferentes de uma empresa para a outra, geralmente as atividades de distribuição são: Preparar e a ficha de protocolo em duas vias. Acrescentar a segunda via da ficha de protocolo ao documento carimbado. Encaminhar o documento ao seu setor de destino. Registra os dados da ficha de protocolo para as fichas de procedência e de assunto; correspondendo ao controle da documentação que passa pelos serviços de protocolo. Tramitação Podemos chamar de tramitação de documentos toda a movimentação que ocorre no âmbito organizacional ou fora dela. Hoje, com a chegada dos softwares de gestão ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa, em português), a tramitação de documentos ocorre de forma mais segura e ágil. Além de evitar extravios, os arquivos digitais permitem, de modo geral, a rápida localização de diferentes documentos, por meio de instrumentos de busca, facilitando a gestão documental nas corporações. Gestão documental é o conjunto de normas e procedimentos que permitem a tramitação, produção, avaliação, uso e arquivamento de documentos de uma organização. 31/10/2018 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo